Base de datos, concepto

Es cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La información se organiza en campos y registros. Un campo se refiere a un tipo o atributo de información, y un registro, a toda la información sobre un individuo.

Por ejemplo, en una base de datos que almacene información de tipo agenda, un campo será el NOMBRE, otro el NIF, otro la DIRECCIÓN..., mientras que un registro viene a ser como la ficha en la que se recogen todos los valores de los distintos campos para un individuo, esto es, su nombre, NIF, dirección... Los datos pueden aparecer en forma de texto, números, gráficos, sonido o vídeo.

Introducción

Normalmente las bases de datos presentan la posibilidad de consultar datos, bien los de un registro o los de una serie de registros que cumplan una condición. También es frecuente que se puedan ordenar los datos o realizar operaciones sencillas, aunque para cálculos más elaborados haya que importar los datos en una hoja de cálculo. Para facilitar la introducción de los datos en la base se suelen utilizar formularios; también se pueden elaborar e imprimir informes sobre los datos almacenados.

Desde su aparición en la década de 1950, estas aplicaciones se han hecho imprescindibles para las sociedades industriales. La primera base de datos para PC data de 1980; era el dBase II, desarrollado por el ingeniero estadounidense Wayne Ratliff. Desde entonces, su evolución ha seguido paralela a la que ha experimentado el software, y hoy existen desde bases de datos para una utilización personal hasta bases de datos corporativas, soportadas por grandes sistemas informáticos.

Hay cuatro modelos principales de bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo en red, el modelo relacional (el más extendido hoy día; los datos se almacenan en tablas y se accede a ellos mediante consultas escritas en SQL) y el modelo de bases de datos deductivas. Otra línea de investigación en este campo son las bases de datos orientadas a objeto, o de objetos persistentes.

En informática, tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena la información en varias tablas (filas y columnas de datos) o ficheros independientes y realiza búsquedas que permiten relacionar datos que han sido almacenados en más de una tabla. El término fue acuñado en 1970 por el investigador británico Edgar F. Codd.

En las tablas de una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de individuos o elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro). Las tablas o ficheros de la base de datos relacional deben tener un campo común, es decir, un campo que almacena, en cada una de ellas, la misma información para cada registro y que va a ser el que permita establecer la relación al realizar las consultas.

Por ejemplo, si una tabla contiene los campos NÚM-EMPLEADO, APELLIDO, NOMBRE y ANTIGÜEDAD, otra tabla puede contener los campos DEPARTAMENTO, NÚM-EMPLEADO y SALARIO; la base de datos relacional utilizará el campo NÚM-EMPLEADO de las dos tablas para encontrar información relativa a un empleado, y que estaba almacenada en alguna de las dos tablas, como por ejemplo los nombres de los empleados que ganan un cierto salario o los departamentos de todos los empleados contratados a partir de un día determinado.

El resultado de la búsqueda produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de campos comunes de dos tablas para relacionar información de ambas. Por lo general, los productos de bases de datos para microcomputadoras o microordenadores son bases de datos relacionales.

Funcionamiento

Definición y Estructura

Una base de datos es un conjunto organizado de información que se almacena de manera estructurada y accesible para su uso posterior. En el contexto de la ofimática, las bases de datos suelen consistir en tablas relacionadas que contienen filas y columnas, cada una representando un conjunto específico de datos.

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (DBMS)

El funcionamiento de una base de datos se basa en el uso de un Sistema de Gestión de Bases de Datos (DBMS). Este software actúa como un intermediario entre la base de datos física y los usuarios o aplicaciones que acceden a ella. Los DBMS permiten la creación, manipulación y administración de bases de datos de manera eficiente.

Creación y Diseño

Antes de utilizar una base de datos en el ámbito de la ofimática, se debe diseñar cuidadosamente. Esto incluye la definición de tablas, campos, relaciones y restricciones. Los usuarios pueden utilizar herramientas de diseño gráfico o lenguajes específicos para crear y configurar la estructura de la base de datos.

Inserción y Manipulación de Datos

Una vez creada la base de datos, los usuarios pueden insertar, actualizar, eliminar y recuperar datos según sea necesario. Los comandos SQL (Structured Query Language) son comúnmente utilizados para realizar estas operaciones. Los formularios, consultas y informes son herramientas comunes en el entorno de la ofimática para interactuar con los datos almacenados.

Relaciones y Normalización

La eficiencia y la integridad de una base de datos se mejoran mediante la normalización, que implica organizar los datos de manera que evite la redundancia y garantice la consistencia. Las relaciones entre tablas permiten establecer vínculos lógicos entre conjuntos de datos, facilitando la gestión y la recuperación de información.

Seguridad y Respaldo

La seguridad de la información es una consideración crítica en el ámbito de la ofimática. Los DBMS ofrecen opciones para establecer permisos de acceso, contraseñas y encriptación para proteger la integridad de los datos. Además, se implementan rutinas de respaldo regularmente para evitar pérdidas de datos debido a fallos del sistema o errores humanos.

Conclusión

En resumen, el funcionamiento de una base de datos en el ámbito de la ofimática es esencial para gestionar eficientemente la información. El diseño cuidadoso, la utilización de un DBMS, la normalización y las medidas de seguridad son elementos clave para garantizar un entorno de trabajo eficaz y seguro en el manejo de datos. La comprensión de estos aspectos contribuye significativamente a la mejora de la productividad y la toma de decisiones dentro de un entorno empresarial.