Ofimática; Concepto, procedimientos y herramientas

Ofimática se refiere al conjunto de herramientas empleadas en la producción, almacenamiento, procesamiento y transmisión de información en el contexto de una oficina. Esta información puede ser creada, duplicada y comunicada mediante métodos manuales, eléctricos o electrónicos.

El rápido crecimiento del sector servicios dentro de la economía, iniciado a mediados de la década de 1970, ha creado un nuevo mercado de equipos de oficina de tecnología avanzada. La creciente incorporación de microchips y microcircuitos a los equipos ha difuminado la frontera entre el ordenador o computadora y el resto de la maquinaria. Todas las máquinas de oficina modernas (máquinas de escribir, dictáfonos, fotocopiadoras, equipos telefónicos y calculadoras, entre otras) contienen un microprocesador.

Introducción

En la actualidad, los ordenadores (independientes o conectados a una red) equipados con programas especializados realizan tareas de fotocopia, fax, correo de voz o telecomunicaciones, que anteriormente eran realizadas por otros equipos. Las computadoras, además de haber sustituido prácticamente a las máquinas de escribir, a las calculadoras y a los equipos de contabilidad manual, realizan también tareas de diseño gráfico, de planificación, de producción y de diseño de ingeniería (véase CAD/CAM).

La ofimática, en términos generales, se refiere al conjunto de herramientas, programas y sistemas utilizados para facilitar y optimizar las tareas relacionadas con la generación, procesamiento, almacenamiento y transmisión de información en un entorno de oficina. En el entorno empresarial actual, la ofimática desempeña un papel crucial al mejorar la eficiencia y la productividad de las operaciones diarias.

En resumen, la ofimática desempeña un papel esencial en la mejora de la eficiencia operativa y la colaboración en el entorno empresarial moderno. La adopción adecuada de herramientas ofimáticas puede conducir a una mayor productividad y competitividad, siempre y cuando se aborden los desafíos asociados, como la seguridad y la capacitación.

Preparación de los documentos

Los documentos de oficina son, generalmente, registros producidos mecánica o electrónicamente (por ejemplo, cartas, hojas de cálculo, informes y facturas). Se realizan en equipos tales como máquinas de escribir, procesadores de texto y computadoras, y se pueden guardar en papel o en soporte electrónico.

Máquinas de escribir

La máquina de escribir manual, que se empezó a utilizar en 1870, ha desaparecido prácticamente de la oficina moderna, siendo sustituida por la máquina eléctrica o electrónica, el procesador de textos específico y los programas de tratamiento de textos para computadoras. La máquina de escribir eléctrica utiliza caracteres metálicos moldeados individualmente o una bola giratoria con caracteres en relieve que golpean sobre una hoja de papel a través de una cinta tintada, produciendo la estampación del carácter sobre el papel. Muchas máquinas de escribir tienen un segmento de cinta independiente que elimina la impresión del papel y permite así al usuario borrar texto.

Las máquinas de escribir eléctricas han sido sustituidas, a su vez, por máquinas electrónicas equipadas con una memoria interna capaz de almacenar desde un par de líneas de texto hasta más de 40.000 caracteres. Esta capacidad de memoria permite al usuario, por ejemplo, hacer copias de una misma carta con diferentes direcciones. Las máquinas electrónicas son un híbrido entre las máquinas de escribir eléctricas y los ordenadores. Al disponer de un microprocesador, permiten al usuario centrar cabeceras, alinear números decimales en tablas numéricas y detectar palabras que no se encuentran en el diccionario de ortografía. La mayoría de las máquinas electrónicas también permiten visualizar el texto en una pequeña pantalla de cristal líquido antes de su impresión.

Procesadores de textos

A principios de la década de 1980 aparecieron los procesadores de textos, es decir, computadoras diseñadas exclusivamente para el tratamiento de textos. Los procesadores de textos específicos, al igual que el software de tratamiento de textos de los ordenadores personales, presentan muchas funciones de edición que facilitan el manejo del texto, como la capacidad de insertar texto en cualquier punto de un documento, de borrar, de cortar y pegar texto (mover bloques de texto a otro punto) y de buscar y sustituir partes del mismo. Estas funciones permiten al usuario realizar múltiples cambios en un documento sin necesidad de tener que reescribirlo. Además, el software de tratamiento de textos incorpora una función de composición de tipos de letra y otra de diseño de página que permite al usuario trazar electrónicamente la página que va a imprimir, dando paso a la actividad de oficina conocida como autoedición.

El texto editado por el procesador de textos se almacena en un disco magnético o similar para su uso posterior, o se envía a una impresora para producir un documento en papel (copia impresa).

Computadoras u ordenadores

Durante la primera mitad del siglo XX, las tareas financieras y de contabilidad se realizaban manualmente o con máquinas contables, de facturación, de tabulación o similares. Hacia 1950, estas máquinas fueron sustituidas por mainframes, costosas máquinas de gran tamaño y alta velocidad que requerían operadores especiales y una instalación de aire acondicionado para evitar recalentamientos. Estas máquinas, que ya sólo se utilizan en grandes empresas que necesitan procesar gran volumen de datos, trabajaban en tiempo compartido, es decir, varias empresas utilizaban un mismo mainframe y se repartían el coste del equipo. Esto garantizaba la máxima rentabilidad de éste.

Los mainframes con terminales remotos y monitor propio, que permitían el acceso simultáneo de muchos usuarios, aparecieron a mediados de la década de 1960. Sin embargo, con la aparición del miniordenador (más pequeño y menos complejo) se pudo disponer de una alternativa mucho más económica. Su fabricación fue posible gracias al transistor y a la microelectrónica. Estas máquinas, que se empezaron a utilizar en las empresas en la década de 1960, se introdujeron ampliamente en el comercio y en la administración.

Las computadoras de sobremesa son cada vez más asequibles como resultado de la adopción de la arquitectura PC, introducida en 1981. Aunque ya prácticamente todos los empleados disponen de su PC, resulta más rentable compartir ficheros y periféricos, como impresora y escáner. A finales de la década de 1980 y principios de la de 1990, muchas empresas decidieron conectar sus PCs a una red para formar un sistema uniforme. Actualmente esto es una práctica común.

La red de área local (LAN) surgió como respuesta a la necesidad de disponer de un sistema estandarizado para conectar las computadoras de una empresa. El método de conexión más habitual es la unión por cable de cada computadora a la red, aunque también se pueden conectar vía rayos infrarrojos, ondas de radiofrecuencia y por medio del sistema de cableado eléctrico de los edificios. Cuando las computadoras no se encuentran próximas físicamente, la conexión a una red de área amplia (WAN) se puede realizar por vía telefónica, por microondas o a través de un satélite de comunicaciones.

La necesidad de conectar las computadoras entre sí ha impuesto la utilización del dispositivo periférico denominado módem. El módem permite a dos o más computadoras comunicarse por teléfono para, entre otros servicios, acceder a una base de datos, transferir ficheros y enviar o recibir correo electrónico. Las velocidades de transmisión con este tipo de equipo eran al principio relativamente bajas (300 baudios o bits por segundo). En la actualidad, un módem puede

operar a velocidades de 56.000 baudios, utilizando la red de telefonía básica, de 256.000 en redes RDSI y hasta de 2 millones de baudios si la red es de tipo ADSL; además, pueden disponer de funciones de detección de errores y compresión de datos.

El escáner permite introducir directamente en una computadora texto impreso o gráficos. Para leer el texto, primero hay que utilizar un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte electrónicamente los documentos impresos en ficheros legibles por la computadora. El escáner evita tener que escribir el texto impreso para introducirlo en la computadora.

Dictáfonos

Los dictáfonos utilizan un micrófono y un dispositivo de grabación/reproducción para introducir voz electrónicamente, con el fin de almacenarla en una cinta u otro medio magnético para que después un mecanógrafo transcriba el mensaje. El equipo suele incluir un dispositivo que se acciona con el pie y que permite al mecanógrafo parar, retroceder, avanzar o escuchar una cinta, quedando así sus manos libres para escribir en el teclado.

Comunicaciones

Con el fax, precursor del correo electrónico, las áreas claras y oscuras de un texto o de un gráfico se digitalizan, es decir, se convierten en una serie de impulsos eléctricos según un código digital. Al llegar al destinatario, la señal se reconstruye y crea una copia de la información enviada. Ciertos tipos de fax permiten enviar imágenes de microfilm que, a su llegada al destinatario, se reconstruyen para dar un microfilm o una copia en papel.

El télex, sistema de intercambio de teleimpresión de marcación directa, y el TWX (Teletypewriter Exchange) son dos ejemplos de aplicación de la tecnología del correo electrónico. En Estados Unidos el TWX se utiliza normalmente para la transmisión interna de mensajes y el télex para la transmisión internacional. En ambos casos se introduce un mensaje en un terminal tipo máquina de escribir para su envío a través de una red de líneas telegráficas a un receptor compatible. El receptor imprime en papel el mensaje recibido sin necesidad de operador. Algunos procesadores de textos también pueden preparar mensajes para enviarlos a terminales TWX o télex o a otros procesadores de texto. Los sistemas de correo electrónico basados en computadoras son una alternativa a las comunicaciones telefónicas o al correo interno convencional de oficina.

Correo electrónico (E-mail)

El correo electrónico se ha convertido en un elemento imprescindible en las redes de comunicación de la mayoría de las oficinas modernas. Permite transmitir datos y mensajes de una computadora a otra a través de la línea telefónica, de conexión por microondas, de satélites de comunicación o de otro equipo de telecomunicaciones, y mandar un mismo mensaje a varias direcciones.

El correo electrónico se puede enviar a través de la red de área local (LAN) de la empresa o a través de una red de comunicación nacional o internacional. Los servicios de correo electrónico utilizan una computadora central para almacenar los mensajes y datos y enviarlos a su destino. El usuario de un PC que desee enviar y recibir mensajes escritos o hablados sólo necesita suscribirse a una red de correo electrónico pública, actualmente conectarse a Internet, y disponer de un módem y un teléfono. Dado el enorme volumen de correo electrónico potencial que se puede generar, se han desarrollado sistemas capaces de particularizar el correo para cada usuario.

El correo de voz, que es un tipo especial de sistema de correo electrónico, utiliza una tecnología relativamente simple en una computadora para registrar, almacenar, recuperar y enviar mensajes telefónicos. Se denomina correo de voz porque los mensajes se graban y se almacenan en un buzón de voz. El teléfono actúa como una computadora, pero la información, en lugar de visualizarse en una pantalla, es leída utilizando un vocabulario de voz pregrabada. Los sistemas están basados en chips y en software informático específico para convertir la voz humana en bits de código digital. Estas voces digitalizadas se almacenan en discos magnéticos y pueden recuperarse instantáneamente. El usuario puede escuchar cualquier mensaje, dejar mensajes en un buzón de voz o acceder a enormes bases de datos.

Tele conmutación

Las conexiones electrónicas entre el personal de una oficina moderna pueden ser ampliadas más allá de los límites de la oficina, hasta llegar a personas que trabajan en casa o en otras sucursales de la empresa. Este hecho ha supuesto un gran incremento de la tele conmutación.

Componentes de la Ofimática

• Software de Productividad: Dentro del fascinante universo de la informática de oficina, encontramos destacadas suites, entre las que se destacan colosos como Microsoft Office o Google Workspace. Estas completas soluciones engloban un conjunto de aplicaciones que abarcan desde procesadores de texto hasta sofisticados programas de presentación, pasando por hojas de cálculo que optimizan la manipulación de datos y cifras.

• Sistemas de Gestión de Documentos: En este apartado, nos sumergimos en la esencia de la eficiencia documental. Estos sistemas, altamente especializados, no solo se limitan a proporcionar un simple almacenamiento electrónico, sino que van más allá, ofreciendo un arsenal de herramientas para la búsqueda, recuperación y organización de documentos. Todo ello converge en una experiencia que potencia el acceso a la información de manera veloz y estructurada.

• Comunicación Electrónica: En el dinámico entorno laboral, la comunicación se erige como un pilar fundamental. Aquí, las herramientas electrónicas como el correo electrónico, videoconferencias y la mensajería instantánea se transforman en elementos catalizadores de una comunicación que no solo es rápida, sino también efectiva. Estas herramientas conectan a los miembros de un equipo de manera sinérgica, permitiendo la fluidez de ideas y la toma de decisiones ágil.

• Gestión de Proyectos: En el ámbito de la ofimática avanzada, encontramos soluciones de software dedicadas a la gestión de proyectos. Estas aplicaciones no solo facilitan la planificación y el seguimiento, sino que también fomentan la colaboración en la ejecución de proyectos. La mejora en la coordinación y la entrega oportuna de tareas se convierte en una realidad palpable gracias a estas herramientas especializadas.

Ventajas de la Ofimática

• Aumento Sustancial de la Productividad: El empleo de herramientas ofimáticas no solo conlleva una automatización de tareas repetitivas, sino que representa un verdadero impulso hacia la productividad. Este enfoque permite a los colaboradores dedicar su tiempo a actividades estratégicas y creativas, maximizando la eficiencia operativa.

• Mejora Significativa en la Colaboración: La capacidad de colaborar en tiempo real se erige como uno de los principales beneficios. Incluso en entornos donde los equipos están distribuidos geográficamente, estas herramientas posibilitan una conexión efectiva, promoviendo la ejecución eficiente de proyectos. La sinergia entre los miembros del equipo alcanza un nivel superior gracias a la colaboración facilitada por la tecnología ofimática.

• Drástica Reducción de Errores: La automatización de procesos no solo implica una simplificación de tareas, sino que constituye un escudo eficaz contra los errores humanos. Este componente esencial mejora significativamente la precisión en la generación y gestión de documentos, minimizando posibles desviaciones o inexactitudes.

• Acceso Remoto Ilimitado: La posibilidad de acceder a la información y herramientas desde cualquier ubicación se traduce en una mayor flexibilidad laboral. La ofimática permite el trabajo remoto y potencia la movilidad laboral, brindando a los colaboradores la capacidad de desempeñar sus funciones desde cualquier rincón del mundo.

Desafíos y Consideraciones Estratégicas

• Seguridad como Pilar Indispensable: En el mundo digital, la seguridad de la información se convierte en un imperativo estratégico. La gestión de la seguridad no solo abarca la protección contra amenazas cibernéticas, sino que se erige como un escudo que resguarda datos sensibles. La implementación de medidas efectivas de seguridad es crucial para garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

• Formación y Adaptación Continua: La introducción de herramientas ofimáticas requiere un enfoque estratégico en la capacitación de los colaboradores. La inversión en programas de formación es crucial para optimizar el aprovechamiento máximo de estas herramientas y garantizar una transición suave hacia nuevas tecnologías. La adaptación continua se convierte en un componente esencial para mantenerse a la vanguardia en el cambiante panorama tecnológico.